Implementación de ClickUp

Haga que esta sea la última implementación de gestión de proyectos que necesitará

Lo guiaremos a través de nuestro proceso comprobado para optimizar sus operaciones en ClickUp y, en 10 semanas, usted habrá:

Plantillas ClickUp fáciles de implementar para todos sus procesos comerciales principales.
Un equipo totalmente capacitado con hábitos que brindan consistentemente excelentes resultados a los clientes.
Y una única fuente de verdad (en ClickUp) con todas las métricas que necesita para operar un mejor negocio.

Nuestros clientes han visto…

+27%

Mejora de la capacidad del equipo

+11%

Crecimiento promedio del margen bruto

+34%

Aumento del LTV promedio del cliente

La solución: la fórmula 1-3-5

Nuestra metodología no es solo una teoría; es un manual práctico y comprobado para lograr claridad y eficiencia en todos los niveles de su organización. La fórmula 1-3-5 evalúa sistemáticamente sus procesos, ayuda a crear un plan para reducir las ineficiencias y trabaja con su equipo para implementar una solución eficaz.

Un objetivo: Claridad para todos

Empecemos por el objetivo principal: la claridad. En nuestra experiencia trabajando con más de 3000 empresas diferentes, hemos descubierto que la raíz de la mayoría de las ineficiencias operativas (y la razón por la que su sistema de gestión de proyectos no funciona) se puede remontar a la falta de claridad.

Ya sea que se trate de confusión sobre las métricas empresariales, el rendimiento del equipo o las responsabilidades individuales, la claridad es la solución. Nuestro objetivo con la fórmula 1-3-5 es eliminar estas ambigüedades, garantizando que todos en su organización sepan exactamente qué deben hacer y cómo su trabajo contribuye a los objetivos más amplios.

Tres claves:
Herramientas, procesos y hábitos

Ahora bien, para lograr una verdadera claridad operativa, es necesario centrarse en tres componentes críticos: herramientas, procesos y hábitos.

Utilice las herramientas adecuadas

Las herramientas adecuadas pueden mejorar drásticamente la eficiencia de su agencia. Todas las operaciones de referencia tienen un centro operativo central que funciona como su única fuente de información. Y ese centro está vinculado al resto de las herramientas de su negocio, y tienen un diseño intencional para que sea lo más eficiente y sencillo posible para su equipo, al mismo tiempo que proporciona los informes clave que conducen a una mejor toma de decisiones.

Ejecutar los procesos correctos

Los procesos coherentes y bien definidos son la columna vertebral de cualquier operación eficiente. Garantizan que el trabajo se complete de manera estandarizada y predecible, lo que genera resultados confiables y facilita la ampliación de las operaciones de su agencia.

Una operación de excelencia es capaz de convertir la experiencia individual en conocimiento de la empresa. Sus procedimientos operativos estándar (SOP) están documentados, actualizados y compartidos por todos. Y lo que es más importante, su equipo sigue esos SOP porque han hecho que el proceso esté en vivo donde se realiza el trabajo. Nadie busca un documento de Google al azar para intentar encontrar el proceso.

No dudes en comenzar descargando nuestra plantilla gratuita de proceso de incorporación de clientes aquí .

Desarrolla los hábitos correctos

La adopción y ejecución de sus herramientas y procesos depende de los hábitos de su equipo. Cultivar una cultura de excelencia, responsabilidad y mejora continua es esencial. Se trata de garantizar que su equipo no solo comprenda las herramientas y los procesos, sino que también se destaque en su utilización para alcanzar los objetivos de su agencia.

Las operaciones de primer nivel dedican tiempo a establecer expectativas y reglas de participación muy claras, capacitar a su equipo sobre cómo se hace exactamente el trabajo en su empresa, responsabilizar a su equipo de cumplir con esas reglas de participación y capacitar y mejorar sus activos más valiosos: su gente.

Las empresas verdaderamente de clase mundial se destacan en estos tres aspectos. Es la combinación mágica de estos tres aspectos lo que les permite construir y mantener una gran cultura y grandes ganancias mientras crecen rápidamente.

Cinco pasos
hacia la Excelencia Operacional

Nuestro proceso estructurado de cinco pasos da vida a la fórmula 1-3-5:

Paso 1: Diseño

Aclare sus objetivos, decida sus estándares de comportamiento, describa los procesos necesarios y diseñe un plan técnico. Esta etapa consiste en garantizar que todos los miembros de su equipo puedan cerrar los ojos y visualizar el mismo estado final de excelencia operativa y, al mismo tiempo, tener claridad sobre cómo llegar allí.

Paso 2: Construir

With a clear vision and structure in place, you now need to construct the tooling and processes. This isn’t just about setting up tools; it’s about integrating them into a cohesive tech stack that supports your agency’s unique needs and requirements.

Paso 3: Entrenar

A continuación, céntrese en capacitar a su equipo. Una capacitación eficaz va más allá de simplemente mostrar cómo funcionan las herramientas; se trata de inculcar los hábitos y comportamientos adecuados, garantizando que su equipo esté preparado para utilizar los nuevos procesos y herramientas de manera eficaz. Capacita a tu equipo en las herramientas, pero también en las expectativas.

Paso 4: Lanzamiento

Esta fase es la que pone en práctica. Después de poner en marcha el nuevo sistema, es necesario que el equipo se responsabilice de los nuevos estándares, fomentando el desarrollo de hábitos saludables y garantizando que se cumplan los nuevos procesos.

Paso 5: Optimización

Finalmente, entras en un ciclo continuo de optimización. Utilizando datos reales (¡ahora que tienes muchos!), perfeccionas tus operaciones y realizas mejoras iterativas para mejorar aún más la eficiencia y la eficacia.

Este proceso nunca termina. ¡Y aquí es donde comienza la verdadera diversión!

Al centrarse en la claridad, aprovechar la combinación adecuada de herramientas, procesos y hábitos, y seguir un enfoque disciplinado paso a paso, su agencia no solo puede superar los obstáculos operativos, sino también sentar las bases para un crecimiento escalable.

Así es como lo hacemos posible...

Así es como lo hacemos posible… En los próximos meses, lo guiaremos a través de nuestro manual probado para optimizar sus operaciones en ClickUp.

Paso 1:
Cianotipo

Comenzamos por auditar sus sistemas, procesos y gestión de proyectos para descubrir los obstáculos operativos ocultos que obstaculizan su agencia. A partir de ahí, diseñaremos un plan técnico y de implementación que convertirá a su agencia en una máquina increíblemente eficiente y bien engrasada. Esto incluye:

Establecimiento de objetivos y medición del éxito

Juntos, comenzaremos por definir y documentar sus métricas clave de éxito, ya sea aumentar la productividad, mejorar la colaboración del equipo o mejorar la entrega del proyecto.

Encuesta a su equipo

Luego enviaremos una encuesta al equipo operativo para comprender qué funciona y qué no funciona a los ojos de su equipo. El equipo le proporcionará comentarios tanto cuantitativos como cualitativos para ayudar a guiar las conversaciones y las decisiones. Esto proporcionará la claridad necesaria sobre lo que el equipo piensa que está funcionando bien, lo que no tan bien, sus hábitos de trabajo diarios y cuáles son sus ideas para mejorar las operaciones diarias.

Comprender su arquitectura operativa

Después de recopilar y analizar los comentarios de su equipo, es importante comprender y evaluar en profundidad el estado actual de su agencia en todas las áreas operativas principales. Auditaremos su experiencia de incorporación, transferencias, desafíos de gestión de clientes, hábitos de equipo y metodología de gestión de proyectos para comprender dónde se necesita mayor claridad y alineación a nivel organizacional.

Diseño de sistemas personalizados

Luego, nuestros expertos diseñarán un plan técnico personalizado para su agencia, mostrando la jerarquía, las vistas, los campos personalizados, los procesos, las automatizaciones y las integraciones de ClickUp adecuados para agilizar sus flujos de trabajo y mejorar la visibilidad.

Plan de implementación estratégica

Luego, recibirá un plan de implementación detallado, elaborado para unir a su equipo en torno a una visión compartida de excelencia operativa, garantizando una transición sin problemas a nuevos flujos de trabajo.

Al final de este breve proceso, tendrá un plan integral que no solo identifica áreas de mejora, sino que también establece un camino claro y viable para seguir adelante.

Paso 2:

Implementación

A continuación, utilizaremos el modelo que diseñamos juntos y crearemos esta estructura exacta dentro de ClickUp, lo que le permitirá ahorrar cientos de horas de trabajo y meses de trabajo. Una vez que su sistema esté en funcionamiento, capacitaremos a su equipo sobre cómo usarlo y lo integraremos por completo en tan solo unas semanas.

Espacio de trabajo de ClickUp completamente configurado

Daremos vida a su plan y le proporcionaremos un espacio de trabajo listo para usar, totalmente configurado y poblado por ZenPilot. Su espacio de trabajo configurado de ZenPilot incluirá espacios, carpetas, listas, vistas, campos personalizados, automatizaciones y paneles de control que necesita para administrar su agencia.

Vistas personalizadas para cada usuario

Las vistas son las funciones más interesantes, pero también las más abrumadoras, de ClickUp. Por eso, crearemos vistas personalizadas para cada función de tu equipo, lo que les facilitará mucho la navegación por el espacio de trabajo y la realización de sus tareas.

Creación de biblioteca de procesos

Además de obtener acceso a nuestra enorme biblioteca de más de 200 plantillas operativas y específicas de la agencia, trabajaremos con su equipo para convertir todo su negocio en plantillas listas para usar y reutilizables que hacen que crear y administrar el trabajo sea simple y sin estrés.

Coaching y apoyo personalizado

Recibirá soporte personalizado 1:1 para construir e instalar el sistema ClickUp de su empresa a través de llamadas semanales programadas con un entrenador de ZenPilot.

Entrenamiento de equipo completo

Capacitaremos a todo su equipo en vivo para que pueda estar seguro de que su equipo está completamente preparado y listo para prosperar en el nuevo sistema.

Centro de formación ZenPilot

Todo su equipo tendrá acceso a nuestra extensa biblioteca de tutoriales que cubren los aspectos prácticos de ClickUp, la creación e implementación de plantillas, la migración del trabajo del cliente al sistema y la gestión de la carga de trabajo.

Comunidad de clientes privados

Se le invitará a unirse a nuestra comunidad ZenPilot para colaborar y compartir ideas con agencias similares. Además, podrá participar en las llamadas semanales de «Hora de oficina» para aprender de la agencia y de los expertos de ClickUp.

Al final de este breve proceso, tendrá un plan integral que no solo identifica áreas de mejora, sino que también establece un camino claro y viable para seguir adelante.

Paso 3:

Mejoramiento

Por último, continuaremos ayudándolo a aprovechar todo el poder de su sistema recientemente implementado para informes, optimización continua y toma de decisiones estratégicas, brindándole informes avanzados y mejoras continuas del flujo de trabajo, compilaciones de automatización y soluciones personalizadas para mejorar la productividad del equipo.

Configuración de informes de rentabilidad

Configuramos informes detallados para brindar información profunda sobre indicadores de rendimiento clave como rentabilidad, utilización de recursos, ritmo presupuestario, cronogramas y eficiencia del equipo.

Su equipo de liderazgo ahora tendrá los datos y la información correctos que necesita para tomar decisiones cruciales sobre personal, precios, líneas de servicio y estrategia del cliente.

Automatizaciones personalizadas y mejoras del flujo de trabajo

Seguiremos trabajando juntos para identificar cuellos de botella operativos y brindarle automatizaciones avanzadas y mejoras en el flujo de trabajo para continuar aumentando la productividad del equipo, ahorrándole tiempo y dinero.

Construcciones avanzadas de ClickUp

Continuaremos desarrollando soluciones avanzadas en ClickUp para mejorar continuamente sus operaciones y construir un equipo más productivo, rentable y saludable.

Formación y apoyo continuos

Brindaremos capacitación, educación y entrenamiento continuo para ayudar a su equipo a sobresalir en sus respectivos roles.

A medida que continuamos nuestra asociación, construiremos una cultura de toma de decisiones basada en datos y optimización continua que mantenga a su agencia competitiva y ágil.

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La solución: la fórmula 1-3-5

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